Każdy zorganizowany wypoczynek dla dzieci i młodzieży zgodnie z obowiązującym prawem powinien zostać zgłoszony i zatwierdzony przez Kuratorium Oświaty. Obowiązek zgłoszenia spoczywa na Organizatorze.

Wszystkie poniższe dokumenty Kierownik Wypoczynku musi mieć dostępne w czasie trwania wypoczynku. Poniżej zamieszczamy spis dokumentów potrzebnych do rejestracji wypoczynku i jego organizacji zgodnie z wymaganiami prawnymi.

1. Rejestracja na stronie:

https://wypoczynek.men.gov.pl

Po prawej stronie mamy możliwość przeczytania instrukcji zgłaszania wypoczynku oraz link do systemu rejestracji.

Poniższe linki – strony z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania przy organizacji i rejestracji wypoczynku:

http://men.gov.pl/pl/wypoczynek?option=com_content

http://men.gov.pl/wypoczynek/pytania-i-odpowiedzi-2.html

W załączniku „Przykładowe Zgłoszenie” – przykładowe wypełnienie zgłoszenia wypoczynku organizowanego w Ośrodku Wypoczynkowym.

2. Zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku Kuratorowi Oświaty

Po zarejestrowaniu Wypoczynku na stronie internetowej należy wydrukowane zgłoszenie złożyć w Kuratorium Oświaty. Pocztą otrzymamy Zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku Kuratorowi Oświaty.

3. Opinia Straży Pożarnej i Plan Obiektu

Do zgłoszenia należy dołączyć:

Ostatni protokół kontroli straży pożarnej (należy przygotować skan tego dokumentu w formacie pdf lub jpg; nie większy niż 2MB);

Plan/szkic obiektu (należy przygotować skan tego dokumentu w formacie pdf lub jpg; nie większy niż 2MB).

4. Karta Kwalifikacyjna Uczestnika Wypoczynku

Każdy uczestnik musi wypełnić Kartę Kwalifikacyjną Uczestnika Wypoczynku – jej wzór jest podany w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej.

W załączniku „Karta Kwalifikacyjna Uczestnika Wypoczynku” – obowiązująca karta do pobrania.

5. Zaświadczenia o kwalifikacjach Kierownika i Wychowawcy

Kierownik i wszyscy Wychowawcy muszą mieć odbyty odpowiedni kurs, pozwalający na wykonywanie zadań Kierownika i Wychowawcy w palcówkach wypoczynku dzieci i młodzieży. Jest obowiązek posiadania kopii odpowiednich Zaświadczeń o odbyciu kursów. Z dniem 16. 01. 2015r. weszło w życie nowe rozporządzenie w sprawie Kwalifikacji Kierownika i Wychowawcy. Dotychczasowe zaświadczenia zachowują swoją ważność.

W załączniku Rozporządzenie MEN z 16. 01. 2015 r. – Rozporządzenie do pobrania.

6. Regulamin Ośrodka, Kąpieliska, Boiska Sportowego

Kierownik wypoczynku jest zobowiązany do przedstawienia Regulaminu Ośrodka, w którym będzie odbywał się wypoczynek, jak i innych regulaminów, z którymi muszą zostać zapoznani Wychowawcy i uczestnicy.

W załączniku „Regulaminy” – przykładowe Regulaminy do wykorzystania.

7. Zaświadczenie o niekaralności Kierownika i Wychowawców

Kierownik oraz Wychowawcy muszą mieć aktualne Zaświadczenie o niekaralności. Jest możliwość uzyskania go za darmo na poniższych warunkach:

Kandydat na wychowawcę lub kierownika formy wypoczynku dzieci i młodzieży będący wolontariuszem, aby móc skorzystać ze zwolnienia z opłaty za wydanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego, stosownie do art. 24 ust. 1a ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2012 r. poz. 654 z późn. zm.), powinien:

a) w przypadku wystąpienia o zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego w formie papierowej – przywołać w punkcie 11 formularza „Zapytanie o udzielenie informacji o osobie” art. 24 ust. 1a ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2012 r. poz. 654 z późn. zm.) w zw. z art. 92a ust. 1b ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.) oraz dołączyć do formularza pismo sporządzone przez organizatora wypoczynku potwierdzające, że ta osoba jest wolontariuszem będącym kandydatem na wychowawcę lub kierownika formy wypoczynku. Pismo pozostanie w urzędzie na dowód wydania informacji z KRK bez pobrania opłaty;

b) w przypadku wystąpienia o zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (e-Platforma/e-KRK) – zaznaczyć odpowiednie pole w formularzu, wskazujące na bycie kandydatem na wychowawcę lub kierownika formy wypoczynku oraz załączyć skan pisma, sporządzonego przez organizatora wypoczynku, potwierdzającego, że ta osoba jest wolontariuszem będącym kandydatem na wychowawcę lub kierownika formy wypoczynku.

8. Opieka Medyczna w trakcie wypoczynku

Każdy organizator wypoczynku dzieci i młodzieży ma obowiązek przedstawić w zgłoszeniu informację o zabezpieczeniu medycznym uczestników.

Może być to podpisanie przez organizatora umowy z lokalnym ośrodkiem zdrowia lub gabinetem lekarskim, który zapewni taką opiekę, lub zatrudnienie pielęgniarki albo ratownika medycznego.

W przypadku obozów pod namiotami, obozów wędrownych z dala od ośrodków zdrowia, należy zapoznać się z Instrukcją Głównego Inspektora Sanitarnego z dnia 24 czerwca 2010 r. w sprawie wymagań higieniczno-sanitarnych dla stacjonarnych obozów pod namiotami (Rozdział VII § 38 i § 39).

9. Umowa wolontariacka z Wychowawcami

W załączniku Wzór umowy z Wolontariuszem – tekst umowy do pobrania.

10. Umowa z Ośrodkiem, w którym odbywać się będzie wypoczynek

Organizator ma obowiązek podpisać z Ośrodkiem, w którym będzie się odbywać Wypoczynek Umowę, określającą zasady pobytu, obowiązki Ośrodka i Korzystającego, uprawnienia itp. Zasadniczo większość ośrodków przesyła tekst umowy. Można również znaleźć wzory umów w Internecie. Posiadanie umowy jest konieczne do Rejestracji Wypoczynku w systemie rejestracji.

11. Dziennik Wychowawcy

Każdy Wychowawca jest zobowiązany do prowadzenia Dziennika Wychowawcy. Najlepiej jest zakupić gotowe Dzienniki.

W załączniku Dziennik Wychowawcy – wzór – Dziennik Wychowawcy do pobrania.

Organziacja wypoczynku Dzieci i Młodzieży